Pracownicy

1) przejmowanie do Archiwum uporządkowanej dokumentacji z wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni, no podstawie spisów zdawczo odbiorczych:

• umawianie terminów przekazania materiałów do Archiwum, udostępnienie koszy do przewożenia akt;
• wstępne przeglądanie przykładowych teczek dokumentów przed przekazaniem ich do Archiwum w celu wychwycenia nieprawidłowości w porządkowaniu akt;
• przejrzenie przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych w celu weryfikacji czy dane akt już mogą być przyjęte do Archiwum;

2) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:

• przeglądanie przyjmowanej do Archiwum dokumentacji w celu weryfikacji tego, co jest w opisie a co w teczce oraz czy wszystkie teczki są prawidłowo przygotowane;
• znakowanie dokumentacji – nanoszenie sygnatur archiwalnych zgodnych z wewnętrznym rejestrem;

3) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:

• weryfikacja prawidłowości oznaczeń kategorii archiwalnych oraz rozmieszczenie akt z podziałem na kategorie/jednostki;

4) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:

• umieszczanie dokumentacji w magazynach i nadzorowanie ich;
• pilnowanie prawidłowych warunków przechowywania (temperatura, wilgotność);

5) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności

• obsługa interesantów w biurze Archiwum, w tym wydawanie dokumentacji i udzielanie informacji zainteresowanym;
• wydawanie potwierdzonych przez kierownika Archiwum kopii dokumentów;
• przygotowanie do wysyłki dokumentów zainteresowanym na ich wniosek;

1) obsługa kancelaryjna i finansowa Archiwum:

• rejestruje pisma przychodzące i wychodzące;
• wysyła i doręcza korespondencję Archiwum;
• obsługuje pocztę e-mailową Archiwum;
• planowanie wydatków Archiwum;
• sporządzanie planów zakupowych a później wypełnianie wniosków zakupowych (procedury przetargowe);
• opisywanie dokumentacji finansowej/faktur;

2) przejmowanie do Archiwum uporządkowanej dokumentacji z wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni, no podstawie spisów zdawczo odbiorczych:

• umawianie terminów przekazania materiałów do Archiwum, udostępnienie koszy do przewożenia akt;
• wstępne przeglądanie przykładowych teczek dokumentów przed przekazaniem ich do Archiwum w celu wychwycenia nieprawidłowości w porządkowaniu akt;
• przejrzenie przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych w celu weryfikacji czy dane akta mogą już być przyjęte do Archiwum;

3) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:

• przeglądanie przyjmowanej do Archiwum dokumentacji w celu weryfikacji tego, co jest w opisie a co w teczce oraz czy wszystkie teczki są prawidłowo przygotowane;
• znakowanie dokumentacji – nanoszenie sygnatur archiwalnych zgodnych z wewnętrznym rejestrem;

4) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:

• weryfikacja prawidłowości oznaczeń kategorii archiwalnych oraz rozmieszczenie akt z podziałem na kategorie/jednostki;

5) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:

• umieszczanie dokumentacji w magazynach i nadzorowanie ich;
• pilnowanie prawidłowych warunków przechowywania (temperatura, wilgotność);
• przygotowywanie wniosków do brakowania wysyłanych później do Archiwum Państwowego;
• wydzielanie dokumentacji z półek i ustalanie procedury niszczenia po otrzymaniu zgody na brakowanie;

6) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności:

• obsługa interesantów w biurze Archiwum, w tym wydawanie dokumentacji i udzielanie informacji zainteresowanym;
• wydawanie potwierdzonych kopii dokumentów;
• przygotowanie do wysyłki dokumentów zainteresowanym na ich wniosek;

7) współpraca z Państwowym Archiwum Wojewódzkim w Opolu:

• utrzymywanie stałego kontaktu telefonicznego lub e-mailowego z Oddziałem Nadzoru Archiwalnego w celu ustalania wszelkich niejasności związanych z prowadzeniem archiwum;

8) przygotowywanie wniosków, opinii oraz propozycji wewnętrznych aktów normatywnych:

• opracowywanie projektów normatywów związanych z wytwarzaniem, obiegiem i przechowywaniem dokumentacji min. instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna lub współpraca z osobą odpowiedzialną za tworzenie tego typu normatywów

9) szkolenie pracowników uczelni z zasad archiwizowania akt:

• spotkania z zainteresowanymi osobami w celu przeszkolenia;
• w razie potrzeby prowadzenie ogólnego szkolenia z zasad archiwizowania;

10) planowanie rozmieszczenia dokumentacji poszczególnych komórek organizacyjnych w Archiwum;

• planowanie zapotrzebowania na magazyny i regały;
• planowanie rozmieszczenia przyjętej dokumentacji w magazynach;