kanclerz
Kanclerz Uniwersytetu Opolskiego kieruje administracją uczelni, zarządza mieniem i gospodarką w zakresie określonym przez przepisy prawa, Statut UO oraz Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Opolskiego.
Do szczegółowego zakresu obowiązków Kanclerza należy:
- Zarządzanie mieniem i gospodarką Uczelni oraz podejmowanie decyzji dotyczących tych spraw w zakresie zwykłego zarządu.
- Tworzenie materialnych warunków realizacji zadań dydaktyczno-naukowych Uniwersytetu.
- Sprawowanie nadzoru nad działalnością finansową i gospodarczą Uniwersytetu w zakresie uzgodnionym z prorektorem właściwym do spraw finansowych.
- Uczestniczenie w przygotowaniu rocznych planów rzeczowo-finansowych.
- Sprawowanie nadzoru nad działalnością administracyjną i techniczną, organizowanie i koordynowanie tej działalności.
- Sprawowanie merytorycznego kierownictwa jednostek organizacyjnych bezpośrednio mu podporządkowanych.
- Ustalanie sposobu zabezpieczenia majątku Uczelni oraz wyznaczanie jednostek organizacyjnych odpowiadających za realizację określonych w tym zakresie zadań.
- Zarządzanie nieruchomościami i nadzorowanie spraw związanych z własnością terenów i obiektów należących do Uczelni.
- Organizowanie procesów inwestycyjnych i remontowych.
- Nadzorowanie gospodarki transportowo-zaopatrzeniowej Uczelni.
- Zapewnianie bezpieczeństwa, porządku oraz bezpieczeństwa pożarowego na terenie Uniwersytetu.
- Zapewnianie realizacji spraw socjalnych pracowników.
- Kanclerz Uniwersytetu wykonuje uprawnienia pracodawcy w stosunku do pracowników nie będących pracownikami akademickimi .
Wspieranie Kanclerza w zarządzaniu uczelnią:
Współpraca z Kanclerzem w zakresie koordynacji działań związanych z bieżącym zarządzaniem uczelnią, w tym nadzorem nad administracją, gospodarką finansową oraz infrastrukturą.
Reprezentowanie Kanclerza podczas jego nieobecności.
Zarządzanie procesami administracyjnymi podległych jednostek:
Koordynacja działań administracyjnych, w tym zarządzanie dokumentacją i procesami rekrutacyjnymi.
Planowanie strategiczne: wdrażanie strategii rozwoju uczelni, w tym planowanie długoterminowe i krótkoterminowe.
Wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania w celu zwiększenia efektywności i elastyczności działania uczelni.
Zarządzanie infrastrukturą: utrzymanie i rozwój infrastruktury uczelni, w tym budynków, laboratoriów i innych zasobów materialnych.
Reprezentowanie uczelni w sprawach administracyjnych: udział w negocjacjach, podpisywanie umów oraz reprezentowanie uczelni przed organami administracyjnymi.
Wspieranie Kanclerza w zarządzaniu uniwersytetem:
Zarządzanie finansami i budżetem:
Nadzór nad inwestycjami i infrastrukturą uczelni:
Koordynacja działań administracyjnych:
Reprezentowanie Uniwersytetu:
Dbanie o politykę bezpieczeństwa:
Zakres obowiązków:
1. W zakresie nadzoru nad szpitalami klinicznymi:
2. W zakresie obsługi administracyjnej Kanclerza i jego Zastępcy:
3. Pozostałe zadania realizowane na stanowisku pracy:
1. Koordynowanie i nadzorowanie pracy Biura BHP i PPOŻ.
2. Wykonywanie obowiązków wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Służby bezpieczeństwa i higieny pracy z dnia 2 września 1997 r. (Dz.U nr 109, poz. 704 z poźn. zm.).
3. Realizacja zadań na stanowisku:
A) W zakresie działania służby bezpieczeństwa i higieny pracy:
• przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych i sporządzanie wniosków zmierzających do usunięcia tych zagrożeń,
• doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• opiniowanie instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,
• udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• ustalanie przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe,
• prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych,
• współpraca z laboratoriami upoważnionymi do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami,
• przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
• monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania przepisów BHP,
• doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru właściwych środków ochrony zbiorowej
i środków ochrony indywidualnej,
• realizacja zamówień zakupu środków ochrony indywidualnej oraz odzieży
i obuwia roboczego,
• prowadzenie ewidencji wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
• kontrolowanie stanu oraz właściwego użytkowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego,
• weryfikacja wniosków o wypłatę ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej,
• przeprowadzanie nowo zatrudnionym pracownikom lub zmieniającym stanowisko pracy szkolenia wstępnego – instruktażu ogólnego,
• organizacja szkoleń okresowych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi,
• uczestniczenie w pracach komisji ds. bezpieczeństwa i higieny pracy,
• współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
• współpraca z instytucjami zewnętrznymi i administracją państwową w zakresie BHP i PPOŻ. oraz reprezentowanie zakładu podczas kontroli PSP, PIP, PIS,
• inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.
B) W zakresie działań ochrony PPOŻ.:
• sprawowanie nadzoru nad ochroną przeciwpożarową obiektów i przyległych do nich terenów,
• prowadzenie okresowych doraźnych kontroli wszystkich pomieszczeń budynków i przyległych do nich terenów w zakresie stanu bezpieczeństwa pożarowego i zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz opracowywanie w tym zakresie wniosków,
• sprawowanie nadzoru nad prawidłowością rozmieszczenia i stanem technicznym urządzeń zabezpieczających i podręcznego sprzętu gaśniczego, prawidłowym wyznaczeniem i oznakowaniem oraz stanem dróg ewakuacyjnych,
• organizacja i nadzór przeglądów i konserwacji sprzętu PPOŻ.,
• sprawowanie nadzoru na prawidłowością wyposażenia i rozmieszczenia instrukcji postępowania na wypadek powstania pożaru, znaków bezpieczeństwa oraz wykazów telefonów alarmowych,
• doradztwo w zakresie doboru właściwego sprzętu PPOŻ.,
• dokonywanie przeglądów obiektów w zakresie PPOŻ. oraz wdrażanie nowych rozwiązań,
• nadzorowanie aktualności instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz planów ewakuacyjnych,
• organizacja przeprowadzania praktycznego sprawdzenia organizacji oraz warunków ewakuacji z obiektów Uniwersytetu Opolskiego
• organizowanie szkoleń w zakresie ochrony przeciwpożarowej.
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni, jej dekretację do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługę jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni , jej dekretacja do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługa jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
a) przyjmowanie dokumentacji wpływającej, rejestracja w odpowiednich rejestrach systemu elektronicznego obiegu dokumentacją i rozdzielanie do odpowiednich JOA,
b) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, rejestracją, segregowaniem, przekazywaniem i wysyłką korespondencji uczelnianej w odpowiednich systemach,
c) rejestracja przesyłek i paczek otrzymanych i wysyłanych,
d) przygotowanie, segregowanie i przekazywanie do wysłania przesyłek i paczek,
e) nadzór nad dostarczaniem korespondencji jednostkom organizacyjnym UO wg ustalonych aktualizowanych rozdzielników,
f) obsługa składu chronologicznego,
g) współpraca z punktami kancelaryjnymi UO( Biblioteka, Wydawnictwo) w celu realizacji zadań obsługi korespondencji.
Udzielanie informacji, a w razie potrzeby kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy.
Obsługa elektronicznego procesu nadawania przesyłek,
Prowadzenie spraw
związanych z obsługą elektronicznego obiegu dokumentów oraz ewidencji dokumentacji uczelni.
W zakresie działania służby bezpieczeństwa i higieny pracy:
W zakresie działań ochrony PPOŻ. :
- umawianie terminów przekazania materiałów do Archiwum, udostępnienie koszy do przewożenia akt;
- wstępne przeglądanie przykładowych teczek dokumentów przed przekazaniem ich do Archiwum w celu wychwycenia nieprawidłowości w porządkowaniu akt;
- przejrzenie przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych w celu weryfikacji czy dane akt już mogą być przyjęte do Archiwum;
2) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:
- przeglądanie przyjmowanej do Archiwum dokumentacji w celu weryfikacji tego, co jest w opisie a co w teczce oraz czy wszystkie teczki są prawidłowo przygotowane;
- znakowanie dokumentacji – nanoszenie sygnatur archiwalnych zgodnych z wewnętrznym rejestrem;
3) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:
- weryfikacja prawidłowości oznaczeń kategorii archiwalnych oraz rozmieszczenie akt z podziałem na kategorie/jednostki;
4) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:
- umieszczanie dokumentacji w magazynach i nadzorowanie ich;
- pilnowanie prawidłowych warunków przechowywania (temperatura, wilgotność);
5) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności
- obsługa interesantów w biurze Archiwum, w tym wydawanie dokumentacji i udzielanie informacji zainteresowanym;
- wydawanie potwierdzonych przez kierownika Archiwum kopii dokumentów;
- przygotowanie do wysyłki dokumentów zainteresowanym na ich wniosek;
6) obsługa kancelaryjna Archiwum:
- rejestruje pisma przychodzące i wychodzące;
- wysyła i doręcza korespondencję Archiwum;
- obsługuje pocztę e-mailową Archiwum;
1) obsługa kancelaryjna i finansowa Archiwum:
2) przejmowanie do Archiwum uporządkowanej dokumentacji z wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni, no podstawie spisów zdawczo odbiorczych:
3) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:
4) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:
5) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:
6) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności:
7) współpraca z Państwowym Archiwum Wojewódzkim w Opolu:
8) przygotowywanie wniosków, opinii oraz propozycji wewnętrznych aktów normatywnych:
9) szkolenie pracowników uczelni z zasad archiwizowania akt:
10) planowanie rozmieszczenia dokumentacji poszczególnych komórek organizacyjnych w Archiwum;
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni, jej dekretację do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługę jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
Główny Księgowy pełni funkcję kierowniczą i nadzorczą w obszarze finansowo–księgowym Uniwersytetu Opolskiego, odpowiadając za organizację i prawidłowe funkcjonowanie systemu rachunkowości Uczelni.
Stanowisko obejmuje nadzór nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych, sporządzaniem i podpisywaniem sprawozdań finansowych, realizacją obowiązków w zakresie wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych oraz zapewnieniem zgodności operacji z obowiązującym planem finansowym.
Główny Księgowy sprawuje nadzór nad sprawozdawczością finansową i budżetową, procesami podatkowymi, systemami finansowo–księgowymi oraz ewidencją majątku, a także koordynuje współpracę z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie realizacji procesów finansowych.
Stanowisko obejmuje również odpowiedzialność za organizację pracy Kwestury, nadzór nad podległymi jednostkami oraz zapewnienie zgodności działania Uczelni w obszarze finansowo–księgowym z przepisami prawa, w szczególności ustawą o rachunkowości, ustawą o finansach publicznych oraz przepisami podatkowymi i regulacjami dotyczącymi szkolnictwa wyższego.
Główny Księgowy w szczególności realizuje zadania wynikające z ustawy o finansach publicznych, prowadzi rachunkowość Uniwersytetu Opolskiego, dokonuje dyspozycji środków pieniężnych w zakresie wynikającym z przepisów i upoważnień, oraz sprawuje wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Nadzoruje pracę Kwestury, w skład której wchodzą Biuro Rachunkowości oraz Biuro Rachuby Wynagrodzeń.
W ramach powierzonych obowiązków Główny Księgowy sprawuje nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowo–księgowych w Uczelni, w tym nad ich weryfikacją formalno–rachunkową oraz zgodnością z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, przepisami prawa rachunkowego, podatkowego oraz przepisami dotyczącymi finansów publicznych.
Główny Księgowy dokonuje również kontrasygnaty finansowej dokumentów skutkujących powstaniem zobowiązań finansowych oraz innych dokumentów wywołujących skutki finansowe dla Uczelni, w tym umów, aneksów, zamówień oraz dyspozycji finansowych, zgodnie z udzielonymi upoważnieniami i obowiązującymi procedurami wewnętrznymi.
Ponadto Główny Księgowy odpowiada za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w obszarze finansowo–księgowym, w szczególności w zakresie zapewnienia rzetelności, kompletności i terminowości zapisów księgowych oraz zgodności realizowanych operacji z planem rzeczowo–finansowym Uczelni.