kanclerz
Kanclerz Uniwersytetu Opolskiego kieruje administracją uczelni, zarządza mieniem i gospodarką w zakresie określonym przez przepisy prawa, Statut UO oraz Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Opolskiego.
Do szczegółowego zakresu obowiązków Kanclerza należy:
- Zarządzanie mieniem i gospodarką Uczelni oraz podejmowanie decyzji dotyczących tych spraw w zakresie zwykłego zarządu.
- Tworzenie materialnych warunków realizacji zadań dydaktyczno-naukowych Uniwersytetu.
- Sprawowanie nadzoru nad działalnością finansową i gospodarczą Uniwersytetu w zakresie uzgodnionym z prorektorem właściwym do spraw finansowych.
- Uczestniczenie w przygotowaniu rocznych planów rzeczowo-finansowych.
- Sprawowanie nadzoru nad działalnością administracyjną i techniczną, organizowanie i koordynowanie tej działalności.
- Sprawowanie merytorycznego kierownictwa jednostek organizacyjnych bezpośrednio mu podporządkowanych.
- Ustalanie sposobu zabezpieczenia majątku Uczelni oraz wyznaczanie jednostek organizacyjnych odpowiadających za realizację określonych w tym zakresie zadań.
- Zarządzanie nieruchomościami i nadzorowanie spraw związanych z własnością terenów i obiektów należących do Uczelni.
- Organizowanie procesów inwestycyjnych i remontowych.
- Nadzorowanie gospodarki transportowo-zaopatrzeniowej Uczelni.
- Zapewnianie bezpieczeństwa, porządku oraz bezpieczeństwa pożarowego na terenie Uniwersytetu.
- Zapewnianie realizacji spraw socjalnych pracowników.
- Kanclerz Uniwersytetu wykonuje uprawnienia pracodawcy w stosunku do pracowników nie będących pracownikami akademickimi .
Wspieranie Kanclerza w zarządzaniu uczelnią:
Współpraca z Kanclerzem w zakresie koordynacji działań związanych z bieżącym zarządzaniem uczelnią, w tym nadzorem nad administracją, gospodarką finansową oraz infrastrukturą.
Reprezentowanie Kanclerza podczas jego nieobecności.
Zarządzanie procesami administracyjnymi podległych jednostek:
Koordynacja działań administracyjnych, w tym zarządzanie dokumentacją i procesami rekrutacyjnymi.
Planowanie strategiczne: wdrażanie strategii rozwoju uczelni, w tym planowanie długoterminowe i krótkoterminowe.
Wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania w celu zwiększenia efektywności i elastyczności działania uczelni.
Zarządzanie infrastrukturą: utrzymanie i rozwój infrastruktury uczelni, w tym budynków, laboratoriów i innych zasobów materialnych.
Reprezentowanie uczelni w sprawach administracyjnych: udział w negocjacjach, podpisywanie umów oraz reprezentowanie uczelni przed organami administracyjnymi.
Wspieranie Kanclerza w zarządzaniu uniwersytetem:
Zarządzanie finansami i budżetem:
Nadzór nad inwestycjami i infrastrukturą uczelni:
Koordynacja działań administracyjnych:
Reprezentowanie Uniwersytetu:
Dbanie o politykę bezpieczeństwa:
Koordynacja zadań realizowanych przez Biuro Kanclerza w obszarze funkcjonowania kancelarii głównej, archiwum, BHP, współpracy z podmiotami leczniczymi.
Zarządzanie sekretariatem odpowiedzialnym za obsługę administracyjną i techniczną Kanclerza oraz Zastępcy Kanclerza.
Nadzór i koordynowanie pracy Biura Kanclerza /Sekretariatu, Kancelarii Głównej, Archiwum, BHP, Współpracy z podmiotami leczniczymi/.
Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Uczelni, wersja papierowa, elektroniczna.
Nadzór
nad przestrzeganiem przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej i służbowej
oraz przepisów bhp i p.poż
1. W zakresie nadzoru nad szpitalami klinicznymi:
2. W zakresie obsługi administracyjnej Kanclerza i jego Zastępcy:
3. Pozostałe zadania realizowane na stanowisku pracy:
1) prowadzenie spraw w zakresie przestrzegania i kontroli warunków pracy
2) prowadzenie spraw w zakresie przestrzegania przepisów i zasad bhp.
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni, jej dekretację do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługę jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni , jej dekretacja do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługa jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
a) przyjmowanie dokumentacji wpływającej, rejestracja w odpowiednich rejestrach systemu elektronicznego obiegu dokumentacją i rozdzielanie do odpowiednich JOA,
b) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, rejestracją, segregowaniem, przekazywaniem i wysyłką korespondencji uczelnianej w odpowiednich systemach,
c) rejestracja przesyłek i paczek otrzymanych i wysyłanych,
d) przygotowanie, segregowanie i przekazywanie do wysłania przesyłek i paczek,
e) nadzór nad dostarczaniem korespondencji jednostkom organizacyjnym UO wg ustalonych aktualizowanych rozdzielników,
f) obsługa składu chronologicznego,
g) współpraca z punktami kancelaryjnymi UO( Biblioteka, Wydawnictwo) w celu realizacji zadań obsługi korespondencji.
Udzielanie informacji, a w razie potrzeby kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy.
Obsługa elektronicznego procesu nadawania przesyłek,
Prowadzenie spraw
związanych z obsługą elektronicznego obiegu dokumentów oraz ewidencji dokumentacji uczelni.
Prace administracyjno - biurowe związane z zakresem obowiązków - obszar bezpieczeństwa i higieny pracy.
1) obsługa kancelaryjna i finansowa Archiwum:
2) przejmowanie do Archiwum uporządkowanej dokumentacji z wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni, no podstawie spisów zdawczo odbiorczych:
3) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:
4) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:
5) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:
6) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności:
7) współpraca z Państwowym Archiwum Wojewódzkim w Opolu:
8) przygotowywanie wniosków, opinii oraz propozycji wewnętrznych aktów normatywnych:
9) szkolenie pracowników uczelni z zasad archiwizowania akt:
10) planowanie rozmieszczenia dokumentacji poszczególnych komórek organizacyjnych w Archiwum;
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni, jej dekretację do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługę jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
Główny Księgowy w szczególności realizuje zadania wynikające z ustawy o finansach publicznych, prowadzi rachunkowość Uniwersytetu Opolskiego, wykonuje dyspozycje środków pieniężnych oraz przeprowadza wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym. Nadzoruje pracę Kwestury, w skład której wchodzą Biuro Rachunkowości oraz Biuro Rachuby Wynagrodzeń.
Biuro Kanclerza Uniwersytetu Opolskiego
pl. Kopernika 11a
45-040 Opole
tel. +48 77 541 6070
e-mail: sekretariat@uni.opole.pl
Uniwersytet Opolski
plac Kopernika 11a
45-040 Opole
Rektorat
tel.: 77 541 59 03
Biuro Kanclerza
tel.: 77 541 60 70
NIP: 754-000-71-79
Regon: 000001382
