kanclerz
Kanclerz Uniwersytetu Opolskiego kieruje administracją uczelni, zarządza mieniem i gospodarką w zakresie określonym przez przepisy prawa, Statut UO oraz Regulamin organizacyjny Uniwersytetu Opolskiego.
Do szczegółowego zakresu obowiązków Kanclerza należy:
- Zarządzanie mieniem i gospodarką Uczelni oraz podejmowanie decyzji dotyczących tych spraw w zakresie zwykłego zarządu.
- Tworzenie materialnych warunków realizacji zadań dydaktyczno-naukowych Uniwersytetu.
- Sprawowanie nadzoru nad działalnością finansową i gospodarczą Uniwersytetu w zakresie uzgodnionym z prorektorem właściwym do spraw finansowych.
- Uczestniczenie w przygotowaniu rocznych planów rzeczowo-finansowych.
- Sprawowanie nadzoru nad działalnością administracyjną i techniczną, organizowanie i koordynowanie tej działalności.
- Sprawowanie merytorycznego kierownictwa jednostek organizacyjnych bezpośrednio mu podporządkowanych.
- Ustalanie sposobu zabezpieczenia majątku Uczelni oraz wyznaczanie jednostek organizacyjnych odpowiadających za realizację określonych w tym zakresie zadań.
- Zarządzanie nieruchomościami i nadzorowanie spraw związanych z własnością terenów i obiektów należących do Uczelni.
- Organizowanie procesów inwestycyjnych i remontowych.
- Nadzorowanie gospodarki transportowo-zaopatrzeniowej Uczelni.
- Zapewnianie bezpieczeństwa, porządku oraz bezpieczeństwa pożarowego na terenie Uniwersytetu.
- Zapewnianie realizacji spraw socjalnych pracowników.
- Kanclerz Uniwersytetu wykonuje uprawnienia pracodawcy w stosunku do pracowników nie będących pracownikami akademickimi .
Wspieranie Kanclerza w zarządzaniu uczelnią:
Współpraca z Kanclerzem w zakresie koordynacji działań związanych z bieżącym zarządzaniem uczelnią, w tym nadzorem nad administracją, gospodarką finansową oraz infrastrukturą.
Reprezentowanie Kanclerza podczas jego nieobecności.
Zarządzanie procesami administracyjnymi podległych jednostek:
Koordynacja działań administracyjnych, w tym zarządzanie dokumentacją i procesami rekrutacyjnymi.
Planowanie strategiczne: wdrażanie strategii rozwoju uczelni, w tym planowanie długoterminowe i krótkoterminowe.
Wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania w celu zwiększenia efektywności i elastyczności działania uczelni.
Zarządzanie infrastrukturą: utrzymanie i rozwój infrastruktury uczelni, w tym budynków, laboratoriów i innych zasobów materialnych.
Reprezentowanie uczelni w sprawach administracyjnych: udział w negocjacjach, podpisywanie umów oraz reprezentowanie uczelni przed organami administracyjnymi.
Wspieranie Kanclerza w zarządzaniu uniwersytetem:
Zarządzanie finansami i budżetem:
Nadzór nad inwestycjami i infrastrukturą uczelni:
Koordynacja działań administracyjnych:
Reprezentowanie Uniwersytetu:
Dbanie o politykę bezpieczeństwa:
Koordynacja zadań realizowanych przez Biuro Kanclerza w obszarze funkcjonowania kancelarii głównej, archiwum, BHP, współpracy z podmiotami leczniczymi.
Zarządzanie sekretariatem odpowiedzialnym za obsługę administracyjną i techniczną Kanclerza oraz Zastępcy Kanclerza.
Nadzór i koordynowanie pracy Biura Kanclerza /Sekretariatu, Kancelarii Głównej, Archiwum, BHP, Współpracy z podmiotami leczniczymi/.
Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Uczelni, wersja papierowa, elektroniczna.
Nadzór
nad przestrzeganiem przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej i służbowej
oraz przepisów bhp i p.poż
1. W zakresie nadzoru nad szpitalami klinicznymi:
2. W zakresie obsługi administracyjnej Kanclerza i jego Zastępcy:
3. Pozostałe zadania realizowane na stanowisku pracy:
1. Koordynowanie i nadzorowanie pracy Biura BHP i PPOŻ.
2. Wykonywanie obowiązków wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Służby bezpieczeństwa i higieny pracy z dnia 2 września 1997 r. (Dz.U nr 109, poz. 704 z poźn. zm.).
3. Realizacja zadań na stanowisku:
A) W zakresie działania służby bezpieczeństwa i higieny pracy:
• przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych i sporządzanie wniosków zmierzających do usunięcia tych zagrożeń,
• doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• opiniowanie instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,
• udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• ustalanie przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy oraz zachorowań na choroby zawodowe,
• prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych,
• współpraca z laboratoriami upoważnionymi do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami,
• przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
• monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania przepisów BHP,
• doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru właściwych środków ochrony zbiorowej
i środków ochrony indywidualnej,
• realizacja zamówień zakupu środków ochrony indywidualnej oraz odzieży
i obuwia roboczego,
• prowadzenie ewidencji wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
• kontrolowanie stanu oraz właściwego użytkowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego,
• weryfikacja wniosków o wypłatę ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej,
• przeprowadzanie nowo zatrudnionym pracownikom lub zmieniającym stanowisko pracy szkolenia wstępnego – instruktażu ogólnego,
• organizacja szkoleń okresowych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi,
• uczestniczenie w pracach komisji ds. bezpieczeństwa i higieny pracy,
• współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
• współpraca z instytucjami zewnętrznymi i administracją państwową w zakresie BHP i PPOŻ. oraz reprezentowanie zakładu podczas kontroli PSP, PIP, PIS,
• inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.
B) W zakresie działań ochrony PPOŻ.:
• sprawowanie nadzoru nad ochroną przeciwpożarową obiektów i przyległych do nich terenów,
• prowadzenie okresowych doraźnych kontroli wszystkich pomieszczeń budynków i przyległych do nich terenów w zakresie stanu bezpieczeństwa pożarowego i zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz opracowywanie w tym zakresie wniosków,
• sprawowanie nadzoru nad prawidłowością rozmieszczenia i stanem technicznym urządzeń zabezpieczających i podręcznego sprzętu gaśniczego, prawidłowym wyznaczeniem i oznakowaniem oraz stanem dróg ewakuacyjnych,
• organizacja i nadzór przeglądów i konserwacji sprzętu PPOŻ.,
• sprawowanie nadzoru na prawidłowością wyposażenia i rozmieszczenia instrukcji postępowania na wypadek powstania pożaru, znaków bezpieczeństwa oraz wykazów telefonów alarmowych,
• doradztwo w zakresie doboru właściwego sprzętu PPOŻ.,
• dokonywanie przeglądów obiektów w zakresie PPOŻ. oraz wdrażanie nowych rozwiązań,
• nadzorowanie aktualności instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz planów ewakuacyjnych,
• organizacja przeprowadzania praktycznego sprawdzenia organizacji oraz warunków ewakuacji z obiektów Uniwersytetu Opolskiego
• organizowanie szkoleń w zakresie ochrony przeciwpożarowej.
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni, jej dekretację do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługę jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni , jej dekretacja do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługa jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
a) przyjmowanie dokumentacji wpływającej, rejestracja w odpowiednich rejestrach systemu elektronicznego obiegu dokumentacją i rozdzielanie do odpowiednich JOA,
b) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, rejestracją, segregowaniem, przekazywaniem i wysyłką korespondencji uczelnianej w odpowiednich systemach,
c) rejestracja przesyłek i paczek otrzymanych i wysyłanych,
d) przygotowanie, segregowanie i przekazywanie do wysłania przesyłek i paczek,
e) nadzór nad dostarczaniem korespondencji jednostkom organizacyjnym UO wg ustalonych aktualizowanych rozdzielników,
f) obsługa składu chronologicznego,
g) współpraca z punktami kancelaryjnymi UO( Biblioteka, Wydawnictwo) w celu realizacji zadań obsługi korespondencji.
Udzielanie informacji, a w razie potrzeby kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy.
Obsługa elektronicznego procesu nadawania przesyłek,
Prowadzenie spraw
związanych z obsługą elektronicznego obiegu dokumentów oraz ewidencji dokumentacji uczelni.
W zakresie działania służby bezpieczeństwa i higieny pracy:
W zakresie działań ochrony PPOŻ. :
- umawianie terminów przekazania materiałów do Archiwum, udostępnienie koszy do przewożenia akt;
- wstępne przeglądanie przykładowych teczek dokumentów przed przekazaniem ich do Archiwum w celu wychwycenia nieprawidłowości w porządkowaniu akt;
- przejrzenie przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych w celu weryfikacji czy dane akt już mogą być przyjęte do Archiwum;
2) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:
- przeglądanie przyjmowanej do Archiwum dokumentacji w celu weryfikacji tego, co jest w opisie a co w teczce oraz czy wszystkie teczki są prawidłowo przygotowane;
- znakowanie dokumentacji – nanoszenie sygnatur archiwalnych zgodnych z wewnętrznym rejestrem;
3) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:
- weryfikacja prawidłowości oznaczeń kategorii archiwalnych oraz rozmieszczenie akt z podziałem na kategorie/jednostki;
4) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:
- umieszczanie dokumentacji w magazynach i nadzorowanie ich;
- pilnowanie prawidłowych warunków przechowywania (temperatura, wilgotność);
5) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności
- obsługa interesantów w biurze Archiwum, w tym wydawanie dokumentacji i udzielanie informacji zainteresowanym;
- wydawanie potwierdzonych przez kierownika Archiwum kopii dokumentów;
- przygotowanie do wysyłki dokumentów zainteresowanym na ich wniosek;
6) obsługa kancelaryjna Archiwum:
- rejestruje pisma przychodzące i wychodzące;
- wysyła i doręcza korespondencję Archiwum;
- obsługuje pocztę e-mailową Archiwum;
1) obsługa kancelaryjna i finansowa Archiwum:
2) przejmowanie do Archiwum uporządkowanej dokumentacji z wszystkich komórek organizacyjnych Uczelni, no podstawie spisów zdawczo odbiorczych:
3) dokonywanie przeglądu dokumentacji przed ich oznakowaniem:
4) segregowanie dokumentacji według kategorii ustalonych przez komórki organizacyjne:
5) przechowywanie dokumentacji tworzącej zasób archiwalny Uniwersytetu Opolskiego:
6) wydawanie dokumentacji lub ich potwierdzonych kopii zainteresowanym osobom po załatwieniu formalności:
7) współpraca z Państwowym Archiwum Wojewódzkim w Opolu:
8) przygotowywanie wniosków, opinii oraz propozycji wewnętrznych aktów normatywnych:
9) szkolenie pracowników uczelni z zasad archiwizowania akt:
10) planowanie rozmieszczenia dokumentacji poszczególnych komórek organizacyjnych w Archiwum;
Organizacja i obsługa korespondencji na Uczelni, jej dekretację do poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz obsługę jednostek UO w zakresie przepływu korespondencji zewnętrznej, w tym:
Główny Księgowy w szczególności realizuje zadania wynikające z ustawy o finansach publicznych, prowadzi rachunkowość Uniwersytetu Opolskiego, wykonuje dyspozycje środków pieniężnych oraz przeprowadza wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym. Nadzoruje pracę Kwestury, w skład której wchodzą Biuro Rachunkowości oraz Biuro Rachuby Wynagrodzeń.
Biuro Kanclerza Uniwersytetu Opolskiego
pl. Kopernika 11a
45-040 Opole
tel. +48 77 541 6070
e-mail: sekretariat@uni.opole.pl
Uniwersytet Opolski
plac Kopernika 11a
45-040 Opole
Rektorat
tel.: 77 541 59 03
Biuro Kanclerza
tel.: 77 541 60 70
NIP: 754-000-71-79
Regon: 000001382
